In het kort
Hoe werkt automatische orderverwerking?
Een AI-assistent leest elke order die per mail of pdf binnenkomt en haalt de klant, de artikelen, de aantallen en de leverdatum eruit. Het systeem controleert die tegen uw eigen gegevens. Een medewerker keurt de order goed, daarna staat hij in uw ERP. Twijfelt het systeem, dan staat de vraag erbij. Bouwen kost €2.500 tot €5.000 eenmalig, excl. btw.
Uit de praktijk
Zo werkte het bij een opdracht: van klantmail naar concept-offerte
In september bouwde ik voor technisch mkb een assistent die klantmails leest en er een concept-offerte van maakt. Een offerteaanvraag is geen order, maar het werk is hetzelfde: gegevens uit een mail halen, ze controleren tegen een vaste lijst en iets klaarzetten dat een medewerker goedkeurt.
De assistent kiest alleen de regels uit de prijslijst. Prijzen, btw en totalen rekent een vaste rekenstap uit, dus er staat nooit een bedrag op papier dat de AI zelf heeft bedacht. Er gaat niets naar een klant zonder akkoord van een medewerker.
Hoe het werkt
Wat gebeurt er met een order, stap voor stap?
-
Een order komt binnen per mail of pdf
-
-
Het systeem leest de regels uit en controleert ze
Uitzondering Afwijkende orders gaan apart naar uw team
-
De order staat klaar in uw ERP
-
-
De klant krijgt de orderbevestiging
- 1 De order komt binnen in uw gewone mailbox, als tekst in de mail of als pdf-bijlage.
- 2 De assistent haalt de klant, de artikelen, de aantallen en de gewenste leverdatum eruit.
- 3 Het systeem controleert alles tegen uw eigen gegevens: bestaat de klant, bestaan de artikelnummers. Prijzen komen uit uw prijslijst, niet uit de AI.
- 4 Een medewerker keurt de order goed of past hem aan. Ontbreekt er iets of twijfelt het systeem, dan staat de vraag er meteen bij.
- 5 Na akkoord staat de order in uw ERP en krijgt de klant de orderbevestiging.
Wat u mag verwachten
Eenvoudig, snel en betrouwbaar: wat dat concreet betekent
-
Eenvoudig
Geen nieuw pakket. Het draait op uw mailbox, uw ERP en, als dat handiger is, Excel. Het technische deel regel ik, ook de koppelingen.
-
Snel
In de case stond een concept ongeveer anderhalve minuut na de klantmail klaar bij de medewerker. Een orderproces bouw ik gemiddeld in 2 tot 4 weken.
-
Betrouwbaar
De AI rekent nooit: prijzen, btw en totalen komen uit een vaste rekenstap. Twijfel wordt een vraag, geen gok. En een medewerker keurt elke order goed, tenzij u het anders wilt.
Zelf doen?
Kunt u orderverwerking zelf automatiseren?
Ja, de tools zijn er. Met een AI-chatbot en een koppeltool heeft u snel een demo die een nette order uitleest. Daarna gaat het vaak mis: wie geen ervaring heeft met API's, JSON en workflows, krijgt een systeem dat op de demo werkt en in de praktijk niet, en stopt ermee.
Het werk zit niet in de nette order, maar in de rest:
- een order zonder afleveradres
- een vage mail waar geen artikelnummer in staat
- een spoedorder die voorrang moet krijgen
- een klant die antwoordt op een eerdere vraag
- een bestaande klant die een order wil aanpassen
- een nieuwsbrief die geen order is
Bij de offerte-assistent heb ik elf van zulke situaties getest. Twee gingen pas goed na een aanpassing. De klassieke valkuil is de AI ook de prijzen laten uitrekenen. Een taalmodel is goed in lezen, niet in rekenen, en een verkeerd bedrag op een orderbevestiging merkt u pas als de klant belt.
Heeft u het al geprobeerd en liep het vast? Dan is dat een goed begin van een gesprek: u weet precies waar het knelt.
Voor wie
Voor wie is dit, en voor wie niet?
Past bij u als
- Uw team typt elke week uren aan orders over uit mail en pdf.
- U bent een mkb-bedrijf, bijvoorbeeld een groothandel, een transporteur of een maakbedrijf.
- U wilt een vaste prijs en binnen enkele weken een systeem dat draait.
- Eén persoon kan de knoop doorhakken.
Past niet als
- U krijgt een paar orders per week binnen. Dan kost bouwen meer dan het oplevert.
- Er komen een stuurgroep, een aanbesteding en weken van overleg voor een go aan te pas. Ik werk kort op de bal: één gesprek, een vaste prijs en dan bouwen.
Kosten
Wat kost orderverwerking automatiseren?
Eén proces met AI
€2.500 – €5.000
Eenmalig, excl. btw. 50% bij de start, 50% bij oplevering.
Beheer daarna meestal: Standaard, €195 per maand, excl. btw.
Orderverwerking valt meestal in de laag "Eén proces met AI". Waar u binnen een laag uitkomt, hangt af van het aantal systemen, de uitzonderingen en het volume. Na het eerste gesprek krijgt u een vaste prijs. Komt de documentstroom erbij, zoals pakbonnen en inkoopfacturen, dan valt het in "Meerdere processen", vanaf €5.000.
Wilt u eerst weten wat het overtypen u nu kost? Reken het uit in de calculator, of bekijk alle tarieven voor bouwen en beheer.
Veelgestelde vragen