- Branche
- Technisch mkb
- Bouwtijd
- Eén week
- Status
- Opgeleverd, in beheer
Situatie
Waar het om ging
Bij technische mkb-bedrijven komen aanvragen binnen als gewone mail, zoals een afvoer die traag loopt of een spoedmelding. Iemand moet elke mail lezen, de klant opzoeken en de juiste regels uit de prijslijst kiezen voordat er een offerte ligt.
De opdracht was een assistent die dat voorwerk doet. De harde eis was dat er niets naar een klant gaat zonder akkoord van een medewerker, en het geheel moest in vijf werkdagen af zijn. Ik koos voor Outlook en Excel, omdat de doelgroep daar al mee werkt.
Oplossing
Wat ik bouwde
Een klantmail komt binnen in de gewone mailbox van het bedrijf. Daarna gebeurt dit:
-
Een klantmail komt binnen in de gewone mailbox
-
-
De assistent haalt naam, adres, klus en urgentie uit de mail
Uitzondering Ontbreekt er iets, dan zet het systeem een vraag aan de klant klaar
-
Een concept-offerte uit de prijslijst staat klaar als pdf
-
-
Een medewerker verstuurt, past aan of stuurt niet
-
Na akkoord gaat de offerte naar de klant
- 1 De assistent leest de mail en haalt de naam, het adres, de contactgegevens, de gevraagde klus en de urgentie eruit.
- 2 Het systeem zoekt de klant op. Een bestaande klant wordt herkend, een nieuwe komt erbij in Excel.
- 3 De assistent kiest de regels uit de prijslijst. Prijzen, btw en totalen rekent een vaste rekenstap uit, dus de AI bedenkt nooit zelf een bedrag.
- 4 Het systeem zet een concept-offerte als pdf klaar, op basis van een vast sjabloon.
- 5 Een medewerker bekijkt de offerte en kiest versturen, aanpassen of niet versturen. Alles wat op een beslissing wacht, staat ook op één overzichtspagina.
- 6 Na goedkeuring gaat de offerte als antwoord naar de klant.
- 7 Reageert de klant, dan herkent de assistent of het een akkoord, een vraag of een afwijzing is. Bij akkoord komt de opdracht in de spreadsheet.
Het draait in Microsoft 365:
- Outlook voor de mail
- Excel voor klanten, aanvragen en opdrachten
- OneDrive voor de offertes
- AI voor het lezen van mails en foto's
Ontbreekt er iets, bijvoorbeeld het adres, of is een mail te vaag, dan vraagt het systeem de klant om aanvulling. Ook die vraag gaat pas weg na akkoord van een medewerker. Een monteur kan daarnaast een foto van een werkbon mailen. De assistent leest de foto uit en maakt er een aanvraag van.
Resultaat
Resultaat
Na de oplevering beheer en onderhoud ik het systeem.
Voor uw bedrijf
Wat dit voor orders betekent
Een offerteaanvraag per mail en een order per mail lijken op elkaar. In beide gevallen neemt iemand gegevens over uit een mail of pdf en zet ze in een systeem. Bij u zou de assistent een pdf-order lezen, de artikelen en aantallen eruit halen en een orderregel klaarzetten die een medewerker controleert. Of dat in uw ERP kan, hangt af van de koppelmogelijkheden. Dat zoek ik in het eerste gesprek uit.
