- Branche
- Zzp'ers in bouw en dienstverlening
- Bouwtijd
- Drie maanden
- Status
- Eigen project, met partners
Situatie
Waar het om ging
Zzp'ers in de bouw en dienstverlening verliezen gemiddeld 8 tot 12 uur per week aan administratie: facturen opstellen, betalingen bijhouden, afspraken plannen en klanten opvolgen. Klaaro wilde dit volledig automatiseren, zonder dat de zzp'er daarvoor iets moest leren.
De harde eis was dat alles via een chat-app op de telefoon loopt. Zo hoeft de zzp'er geen nieuw systeem te leren.
Oplossing
Wat ik bouwde
Twaalf gekoppelde workflows nemen samen de administratie over. Zo loopt het van intake tot betaling:
-
Klantintake via de AI-chatbot in de chat-app
-
Automatische factuur op basis van de werkzaamheden
-
Betalingsherinneringen na 14 en 30 dagen
-
Factuur betaald, zonder handmatige tussenkomst
- 1 Een AI-chatbot in de chat-app handelt de klantintake en vragen af.
- 2 Een nieuwe klant krijgt automatisch een welkomstbericht en wordt gekoppeld.
- 3 Afspraken worden ingepland en bevestigd, zonder heen en weer te bellen.
- 4 Op basis van de werkzaamheden wordt de factuur automatisch gemaakt en verstuurd.
- 5 Betaalt een klant niet, dan gaan er herinneringen uit na 14 en 30 dagen.
- 6 De gegevens van elke klant staan afgeschermd in een eigen map in Google Drive.
Het draait op:
- Een chat-app voor de intake en vragen
- Google Sheets als administratie
- Google Drive voor de gegevens per klant
- Gmail voor facturen en herinneringen
- AI voor het begrijpen van berichten
Resultaat
Resultaat
De volledige administratie van Klaaro-gebruikers is geautomatiseerd. Van het moment dat een klant belt tot de factuur is betaald, loopt alles zonder handmatige tussenkomst.
Voor uw bedrijf
Wat dit voor uw bedrijf betekent
Facturen maken en betalingen opvolgen werkt bij een mkb-bedrijf op dezelfde manier. Na een levering of afgeronde klus maakt het systeem de factuur, verstuurt hem en houdt bij of er betaald is, met een herinnering als dat nodig is. Welke systemen u daarvoor gebruikt en wat er te koppelen valt, zoek ik in het eerste gesprek uit.
